Aviso de privacidad

 

DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD VERITRAN

En cumplimiento a la legislación que establece la Protección de Datos Personales la cual es aplicable dentro del marco territorial de cada nación donde Veritran opera y ejerce presencia, esta última procura la actual Declaración de Privacidad con el propósito de que los titulares dueños de la información personal custodiada por la organización en mención, conozcan todo lo concerniente a la gestión obrada sobre sus datos los cuales, son catalogados por la compañía como información de tipo “Estrictamente Confidencial”.

PROPÓSITO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Veritran, reconoce la importancia de la Seguridad, Privacidad y Confidencialidad de la información referente a los datos personales relativos, a los titulares vinculados contractualmente a la organización. Veritran tiene como propósito, tratar los datos de índole personal conforme a lo estipulado dentro del reglamento legislativo de cada país donde se ejerce, el tratamiento de la información amparado en la debida gestión exigida por cada estatuto en respuesta, al cumplimiento del Habeas Data.

La finalidad por lo que son obtenidos los datos, es conforme a las obligaciones contractuales que son adquiridas por la vinculación y/o relación de las partes interesadas a la organización, las cuales, se encuentran representadas en Colaboradores, Proveedores, Clientes y Terceros.

De la finalidad de tratamiento, se encuentra expreso en las políticas y/o avisos de privacidad correspondiente a cada país donde se ejerza el tratamiento conveniente, a la información de tipo personal.

Al hacer uso de este Sitio Web https://www.veritran.com o al contratar cualquier servicio de esta compañía, entendemos que usted acepta las condiciones que se indican a continuación. Así mismo, hacemos de su conocimiento que, para cualquier duda, comentario, notificación y/o queja respecto al manejo de sus datos personales, puede dirigirlos al área de Protección de Datos Personales en la dirección de correo electrónico personaldata@veritran.com o, a las direcciones referenciadas en las políticas y/o avisos de privacidad correspondiente a cada país.

Veritran se compromete a tratar los datos personales única y exclusivamente para las finalidades aprobadas por el titular, así como establecer y mantener los controles de seguridad y confidencialidad necesarios para la protección de los mismos. Se requerirá su consentimiento expreso antes de utilizar sus datos personales para las finalidades indicadas en las políticas y/o avisos de privacidad de cada país. No se requerirá consentimiento para el tratamiento de sus datos personales cuando:

  • Esté previsto en una Ley;
  • Los datos figuren en fuentes de acceso público;
  • Tenga el propósito de cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica entre el titular y el responsable;
  • Exista una situación de emergencia que potencialmente pueda dañar a un individuo en su persona o sus bienes;
  • Se dicte resolución de autoridad competente.

USO DE COOKIES, WEB BEACONS Y/O CUALQUIER OTRA TECNOLOGÍA

Le informamos que nuestro sitio de internet hace uso de cookies, los datos que se recaban a través de estas tecnologías son: ID de usuario, ID de sesión, región desde donde se accede, tipo de navegador, tipo de sistema operativo; fecha y hora del inicio y final de una sesión; páginas web visitadas, búsquedas realizadas y publicidad revisada. La finalidad para la cual son recabados los datos anteriores es ofrecerle una mejor experiencia de navegación en nuestras páginas web. Estas tecnologías pueden deshabilitarse en todo momento siguiendo los procedimientos respectivos del navegador que esté utilizando, sin embargo, al desactivarlas debe tomar en cuenta que dicha acción podría provocar que no sea capaz de obtener el funcionamiento total que la página web pudiera ofrecerle.

 

Fecha última actualización: 15/12/2020

 

Ver Políticas de Protección de datos Personales – Colombia.

Ver Aviso de Privacidad para Titulares de Información Personal – Colombia

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VERITRAN COLOMBIA S.A.S.

Para VERITRAN COLOMBIA S.A.S. (la “Empresa”) la conservación, protección e integridad de los datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas y demás titulares y legitimados es muy importante. Para esto hemos diseñado estas políticas de tratamiento de sus datos personales recopilados y almacenados en nuestras bases de datos.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

NOMBRE: VERITRAN COLOMBIA S.A.S.


NIT. 900.631.710-3


DIRECCIÓN: calle 94 N° 14-73 bodega numero treinta (30) en Multicentro Empresarial y Comercial la Villa. Pereira, Risaralda. Colombia


CORREO ELECTRÓNICO: personal_data@veritran.com


TELÉFONO: (+57 6) 3110513

En su calidad de Responsable, la Empresa podrá suscribir contratos de transmisión de datos personales con un o unos Encargados, para el tratamiento de los datos personales. En estos casos, el Encargado se comprometerá a (i) dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la presente política; (ii) realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado descritas en esta política de tratamiento; y (iii) cumplir las demás obligaciones que las leyes sobre la materia le impongan.

II. OBJETIVO

Describir los lineamientos necesarios para la Protección de los Datos Personales almacenados en nuestra base de datos, de modo que se dé cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios.

III. ALCANCE

Aplica a todos los colaboradores de la Empresa que tengan acceso (de modo directo o remoto) a las bases de datos de la Empresa. Así mismo se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta política a los Proveedores y Contratistas de la Empresa que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado a la Empresa.

IV. NORMATIVIDAD Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, y demás disposiciones complementarias y será́ aplicada por VERITRAN COLOMBIA S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

V. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas 
naturales determinadas o determinables; este puede ser:

4.1 Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

4.2 Dato Personal Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Asimismo, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

4.3 Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.

4.4 Dato Personal Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.

  1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  2. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  3. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

5  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

6  Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

7  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

8  Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.

9  Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta de la Empresa, sus proveedores, clientes y contrapartes. Asimismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información confidencial y/o datos personales contenidos en las bases de datos de la Empresa.

VI. TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

La información obtenida por la Empresa sujeta a tratamiento podrá referirse, entre otros, a:

CLIENTES:

Se refiere a los datos de las personas naturales a quienes la Empresa les vende productos o les presta servicios en desarrollo del objeto social de la Empresa. La Empresa recolectará los siguientes datos personales:

  1. Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  2. Nombre del gerente o representante legal, número de identificación o NIT y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  3. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
  4. Información tributaria;
  5. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco;
  6. Información crediticia, comercial, patrimonial y financiera.

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES:

Se refiere a los datos de las personas naturales que tienen un vínculo contractual y comercial con la Empresa. La Empresa recolectará los siguientes datos personales:

  1. Nombre del Contratista y/o Proveedor o razón social, número de identificación o NIT, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  2. Nombre del gerente o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  3. Nombre del gerente o coordinador de ventas o quien haga sus veces, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  4. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
  5. Información tributaria;
  6. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

EMPLEADOS:

Se refiere a los datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Empresa. La Empresa recolectará los siguientes datos personales:

  1. Nombre e identificación del trabajador y grupo familiar, dirección, teléfono, nombre de cónyuge o compañero(a) permanente y beneficiarios, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, entre otros;
  2. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
  3. Salario y otros pagos;
  4. Aportes pensionales;
  5. Saldo de deudas;
  6. Procesos judiciales, embargos;
  7. Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
  8. Contrato laboral;
  9. Historia laboral del trabajador;
  10. Informe de evaluación sicológica;
  11. Historia clínica ocupacional del trabajador;
  12. Huella dactilar;
  13. Registro fotográfico
  14. Pertenencia a sindicato.
  15. Información académica
  16. Datos migratorios

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, la Empresa le informará al Titular la calidad de dicho dato sensible y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Por tratarse de datos sensibles el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

VII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO

Los datos personales serán obtenidos a través de los documentos que suscribe la Empresa con sus clientes, proveedores, contratistas y empleados, tales como formatos de vinculación de clientes, formularios de solicitud de servicios, registros en página web, ordenes de compra, facturas de venta, hojas de vida, contratos, listados de asistencia a eventos y demás canales de comercialización y contacto.

La información referente a los datos personales de los titulares de la información será utilizada con las siguientes finalidades:

  1. Administrar la Empresa, respecto de sus clientes, proveedores, accionistas, y otros grupos de interés.
  2. Contactar y enviar a los titulares a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), entre otros, información relativa a ofertas, promociones, alianzas, estudios, lanzamientos, actividades de marketing, servicio al cliente y demás información acerca de los bienes y servicios actuales y futuros de la Empresa relacionados con su objeto social.
  3. Prestar y manejar el servicio al cliente, actividades de mercadeo, investigaciones, análisis de mercados y publicidad a través de medios interno y externos.
  4. Informar sobre cambios de nuestros servicios.
  5. Realizar estudios sobre el cumplimiento de las obligaciones y relaciones comerciales, 
evaluar la calidad de nuestros productos o servicios, así como estudios de mercado a todo
  6. Adquirir los bienes y servicios que requiera la Empresa dentro de su normal funcionamiento 
o en cumplimiento de sus obligaciones contractuales o legales.
  7. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y
  8. Realizar trámites de facturación, cobro, soporte técnico, recaudo de los valores facturados, 
hacer pago a clientes, contratistas, proveedores, empleados, entre otros.
  9. Atender requerimientos de autoridades.
  10. Ser utilizados como medios de prueba.
  11. 
Las demás finalidades necesarias para la prestación efectiva de los servicios habituales o accidentales que presta la Empresa, así como todas aquellas relacionados de manera implícita o explícita con las obligaciones y deberes que asume la Empresa en los documentos que suscribe con los clientes tales los contratos de asesoría o consultoría, entre otros.

La Empresa podrá designar Encargados para que realice el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades antes descritas, y en particular para el cumplimiento de obligaciones legales, la administración de la nómina, y para fines contables y comerciales, estos últimos comprenden toda actividad encaminada a presentar ofertas, promociones, productos, anuncios, publicidad, oportunidades, sorteos, campañas, programas de lealtad, fidelización, retención de clientes; y en general información de productos y servicios de la Empresa que puedan ser de interés de los clientes y usuarios.

La Empresa podrá ceder (transferir) la Información contenida en sus bases de datos como parte de los activos de la Empresa en caso de que la Empresa o partes del negocio fuesen vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.

Sin perjuicio de las anteriores autorizaciones por parte del Titular, la Empresa se compromete al cumplimiento de su obligación de privacidad de los datos, tomando todas las medidas de índole técnico, organizativo y de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.

VIII. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la Empresa, en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el tratamiento (artículo 10 Ley 1581 de 2012).
  3. Ser informado por la Empresa, previa solicitud presentada a la Empresa, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimientos a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los titulares podrán ejercer los derechos descritos en esta sección, presentar reclamos o solicitudes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización; y solicitar prueba

de sus autorizaciones enviando un correo electrónico a personal_data@veritran.com o mediante documento escrito a la dirección: calle 94 N° 14-73 bodega numero treinta (30) en Multicentro Empresarial y Comercial la Villa. Pereira, Risaralda. Colombia, de acuerdo con el procedimiento que se describe en la Sección XI de esta política.

IX. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

La Empresa como Responsable tiene facultades para definir los fines y los medios esenciales para el tratamiento del dato personal, incluido quienes actuarán como fuentes y usuarios (Sentencia C – 748 de 2011), en consecuencia, la Empresa podrá suministrar los datos personales a proveedores de productos y servicios, utilizarlos de cierta manera, designar Encargados, celebrar contratos de transmisión y transferencia, atendiendo los siguientes deberes:

  • a)  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
  • b)  Solicitar y conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares.
  • c)  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, el tratamiento que se le 
dará a la información y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su 
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • e)  Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada 
encargado del Tratamiento de información.
  • f)  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de

En caso de que el Responsable suscriba contratos de transferencia, contratos de transmisión de datos personales o designe Encargados para el tratamiento de los datos personales, el Responsable verificará que el Encargado se comprometa a (i) dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la presente política; (ii) realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado, descritas en esta política de tratamiento; y (iii) cumplir las demás obligaciones que las leyes sobre la materia le impongan.

X. LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN

Veritran considera al encargado de su información referente a datos personales, como una parte interesada tipo crítica por lo que, establece y exige políticas de seguridad tanto de RRHH, Técnicas y Administrativas, con la finalidad de que estas sean cumplidas y aplicadas por parte del tercero. Igualmente, Veritran audita de manera anual, el cumplimiento de los lineamientos de seguridad para garantizar, que se está haciendo buen uso de los activos informáticos y por ende, se está resguardando debidamente la información contenida en las bases de datos tanto físicas como digitales, administradas directamente por parte del proveedor tipo crítico. (Documento de referencia, “Políticas de seguridad para proveedores tipo críticos”).

Igualmente, Veritran establece mediante acuerdo entre las partes, las siguientes disposiciones legislativas contenidas dentro de la ley 1581 de 2012, para ser cumplidas por parte del encargado de la información personal (Documentos de referencia, “Acuerdo de confidencialidad”). Se relacionan:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su 
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los 
términos de la ley 1581 de 2012.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco 
(5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados 
en la ley 1581 de 2012.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado 
cumplimiento de la ley1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas de 
reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula 
en la ley 1581 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XI. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular o los causahabientes de éste, que consideren que la información contenida en la base de datos de la Empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El titular deberá enviar comunicación escrita utilizando los canales de atención antes descritos, la cual deberá contener:
  • Su nombre completo y número de identificación.
  • Una descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y el objetivo de éste 
(actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • La dirección física o correo electrónico, y datos de contacto en que recibirá la respuesta.
  • Toda la documentación que el titular quiera hacer valer.

2. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4.Una vez enviada la solicitud por parte del titular y recibida por el Responsable del Tratamiento de los datos del titular, la solicitud emitida se tramitará en los siguientes 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibido. Si por algún motivo esta solicitud no se tramita y por ende, no es respondida al titular en el tiempo establecido, Veritran tendrá la responsabilidad de comunicarle al titular, los motivos por los cuales no se ha dado solución a su requerimiento y tendrá que pactar una nueva fecha, para dar solución la cual no podrá ser mayor a cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de vencimiento del primer trámite.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

XII A TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Prohibición

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la legislación colombiana exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción en el presente numeral, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio, proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. Para el efecto, el Superintendente queda facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Se dilucida en el presente numeral, que la organización Veritran No transfiere datos personales a terceros países por lo cual, no se contempla dentro de sus políticas de tratamiento de datos personales, directrices y/o controles para el manejo y gestión de información transferida.

XIII RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Veritran acoge la Guía de Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada emitido, por la Superintendencia de Industria y Comercio para implementar el Programa Integral de Gestión de Datos Personales. Este programa, permite gestionar debidamente la información considerada de índole “Estrictamente Confidencial”, mediante las siguientes directrices:

 

  • Responsabilidad desde la alta dirección.
  • Responsabilidad por parte del delegado de la alta dirección.
  • Presentación de Informes.
  • Inventario de BD con información personal.
  • Políticas de tratamiento para la protección de datos personales.
  • Políticas de seguridad de la Información para la protección de datos personales.
  • Auditorias ante el cumplimiento por parte del Responsable y/o Encargado de la información de índole personal.

  • Reporte de novedades en la plataforma RNBD.

XIV REPORTE DE NOVEDADES ANTE LA PLATAFORMA RNBD

Veritran, mediante su procedimiento de gestión de incidentes de Seguridad de la Información (Dominio A16 ISO 27001:2013) gestiona y trata todos los incidentes de seguridad de la información, mediante parámetros establecidos para su oportuno y debido cometido.

De igual manera, Veritran actualiza mediante reporte ante la Super Intendencia de Industria y Comercio con una periodicidad semestral, los reclamos presentados por parte de sus titulares dueños de la información personal e incidentes de S.I. (Seguridad de la información) presentados sobre los datos personales. A partir de lo anterior y con una aperiodicidad anual, Veritran reporta novedades frente a la cantidad de registros surgida, en cada una de sus bases de datos o, cuando 
surjan eventos de acuerdo con lo descrito en el articulo 14 de del decreto 886.”Los Responsables del Tratamiento de las bases de datos deberán actualizar en el Registro Nacional de Bases de Datos la información inscrita cuando haya cambios sustanciales, según sean definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio”.

 

XV PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de administrativa de VERITRAN COLOMBIA S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información cuando ejercite los derechos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y revocar a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

XVI CAMBIOS DE POLÍTICAS

La Empresa se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales y publicará en su sitio web www.veritran.com cualquier cambio. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de implementarlos. En dicho aviso se indicará la fecha en la cual comienza a regir la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

XVII DISPOSICIONES FINALES

AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que la Empresa no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto se conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Autoridad Competente.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 la Empresa procederá a publicar un aviso en su página web www.veritran.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de la Empresa.

XVIII VIGENCIA

La presente Política está vigente a partir del 1 de enero de 2018. Las bases de datos asociadas a esta Política, estarán vigentes por el término máximo que autoricen las leyes aplicables o en caso de silencio de la ley al respecto, estará vigente por término indefinido, teniendo presente lo plasmado en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

 

NOTIFICACIÓN AVISO DE PRIVACIDAD

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

VERITRAN COLOMBIA S.A.S, como responsable del tratamiento de datos personales concernientes a los titulares vinculados contractualmente a la organización, los cuales se encuentran contenidos en bases de datos digitales y físicas custodiadas por este último, establece su compromiso frente a la protección y el tratamiento adecuado de la información personal y/o sensible catalogada de tipo “Estrictamente Confidencial”. Lo anterior, de acuerdo con las directrices y/o políticas de seguridad estipuladas y estandarizadas por la compañía.

La responsabilidad asumida por parte del custodio de la información personal está determinada conforme a lo establecido por la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normas, que la complementan y regulan.

Para efectos en términos de la ley, se entiende por “tratamiento” cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales que intervengan en la recolección, almacenamiento, mantenimiento, uso, circulación o supresión de estos, por parte de la entidad que adquiere la información.

PROPÓSITO DEL TRATAMIENTO

Veritran, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información referente a los datos personales los cuales, se encuentran registrados y almacenados en sus bases de datos digitales y físicas. Dicha información, es obtenida mediante las actividades desarrolladas dentro del marco comercial ejercido por la organización. La finalidad por la cual son obtenidos los datos es mediante las obligaciones contractuales, adquiridas por la vinculación y/o relación de las partes interesadas las cuales son representadas en Colaboradores y Proveedores.

De la finalidad de tratamiento, se encuentra expreso en el documento tipo publico denominado “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VERITRAN COLOMBIA S.A.S”, el cual se encuentra publicado en la página web “www.veritran.com”.

DERECHOS DEL TITULAR

  • El Titular de los datos, tiene por derecho a conocer y acceder en cualquier momento a la información suministrada, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión (Salvo la existencia de un deber legal y/o contractual), en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  • El Titular de los datos, tiene por derecho a solicitar copia de la autorización previamente emitida para el tratamiento de sus datos.
  • El Titular de los datos, tiene por derecho a ser informado sobre el tratamiento que se les dé a sus datos personales, previamente a la autorización que se genere para su respectivo tratamiento.
  • El Titular de los datos, tiene por derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio si así lo requiere, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • El titular de los datos, tiene por derecho el anular la autorización una vez esta se haya generado.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES

La Política de Tratamiento de la Información de Datos Personales, puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica: “veritran.com.

DATOS DE CONTACTO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En caso de que el Titular de los datos personales, desee establecer comunicación verbal y/o comunicación escrita, puede dirigirse a las siguientes direcciones:

Correo eléctrico: Jcastrillon@veritran.com – personal_data@veritran.com.

Punto de atención personalizada: calle 94 N° 14-73 bodega número treinta (30) en Multicentro 
Empresarial y Comercial la Villa. Pereira, Risaralda. Colombia.

Teléfono fijo: (+57 6) 3678726.

Andy Tran